نویسنده: مایک دانگیا، نویسنده وبلاگ این خانه همیشهسبز
نکات زیادی در رابطه با مدیریت زمان مطرح شده است. از اینرو، بهرهگیری از روشها و راهکارهای واقعی و آزمودهشده میتواند کمک زیادی به ما بکند.
من خودم با توصیههای کلی مشکل دارم.
بسیاری از مقالههایی که مطالعه میکنم، بیشتر شبیه خلاصه توصیههایی هستند که در اینترنت یافت میشوند. چیزی که برای من جالبتوجه است، این است که ببینم آدمها در واقعیت چطور بهصورت کامل و همهجانبه با مشکلات خود مواجه میشوند.
میخواهم ببینم از چه راهکارهایی استفاده کردهاند که واقعاً مؤثر بوده است، یا بدانم چه روشهایی را امتحان کردهاند که کارساز نبوده و از فرایند فهم و یادگیری آنها سر دربیاورم.
نمونههای واقعی پویاتر هستند و راحتتر به خاطر سپرده میشوند. اگر کسی را که تجربهاش را با شما به اشتراک میگذارد بشناسید- از طریق روابط شخصی یا دنبال کردن نوشتههای او- متوجه میشوید که حرفهای او چارچوب مشخصی دارند- چیزی که این روزها کمیاب شده- و در محتوا خلاصه نمیشوند.
با همین دیدگاه میخواهم تجربه شخصیام را در زمینه مدیریت زمان با شما به اشتراک بگذارم.
۴ راهکار مدیریت زمان که محک خورده و کنار گذاشته شدهاند
اینکه راهکاری برای من مؤثر بوده یا خیر، مختص من است؛ اما امیدوارم با به اشتراک گذاشتن این تجربهها، تصویر خوبی از نحوه مواجهه خود با این مسئله ارائه کنم که تا حدی نیز در مورد من جواب داده است.
۱. چندوظیفگی: بعضیها معتقدند که هیچکس نمیتواند چند کار مختلف را همزمان انجام دهد، اما من جزو آن دسته نیستم. چندوظیفگی بعضاً به افراد مستعد اجازه میدهد که در آنِ واحد بهرهوری بیشتری داشته باشند.
دلیل اینکه خودم اهل چندوظیفگی نیستم، ساده است. من در این مورد عملکرد خوبی ندارم. برای نمونه، اگر همزمان در حال گفتوگو و رانندگی باشم، معمولاً سرعت رانندگیام به شکل قابلتوجهی کم و زیاد میشود.
۲. ثبت و ضبط تمام کارها
راهکارهای مختلفی برای بهرهوری وجود دارد. برای نمونه میتوان به روش معروف دیوید آلن اشاره کرد که تکنیک «انجام دادن کارها» نام دارد. آلن توصیه میکند که تمام کارها و ایدههای خود را روی کاغذ بیاورید. هدف این است که ذهنتان را از شلوغی برهانید. این روش در مورد خیلیها جواب میدهد!
اما وقتی در این مسیر قدم برمیدارم، میبینم که بخش زیادی از توان ذهنیام را صرف فهرستنویسی، ساماندهی و نگهداری از فهرست کارها میکنم. تهیه این فهرست همچون باری سنگین از کارهای ناتمام است که تمام روز روی دوشم سنگینی میکند.
۳. دنبال کردن یک برنامه زمانی دقیق
ایده مدیریت زمان با تنظیم یک برنامه زمانی دقیق برای کارهای پیش رو مشابه تکنیک قبلی است. بهجای استفاده از فهرست کارهای پیش رو و ساماندهی امور روزانه باید کارهای خود را روی تقویم در یک بازه زمانی مشخص یادداشت کنید؛ بازهای که میدانید در آن مدت کارهای خود را به انجام میرسانید.
من تا حدی این توصیه را دوست دارم. در رابطه با پروژههای مهمی که دارم، زمان مشخصی برای انجام آنها در نظر میگیرم. اما اگر تمام کارهای خود را به تقویم اضافه کنم، احساس خفگی خواهم کرد. انگار استقلال خود را با تنظیم برنامه روزانه از دست داده باشم. مدتی بعد در تقابل با این احساس به نقطه طغیان میرسم.
۴. زود بیدار شدن
من به کسانی که به ۶ یا ۷ ساعت خواب شبانه رضایت میدهند، حسادت میکنم. این آدمها بدون آنکه زحمت زیادی بکشند، حدود ۱۰ تا ۱۵ درصد بیشتر از من که بهطور میانگین ۸ تا ۹ ساعت میخوابم، وقت آزاد دارند.
بارها سعی کردهام تا خودم را با زود بیدار شدن وفق دهم. هفته اول انگیزه زیادی دارم، اما به مرور حس میکنم که جسم و روحم بیرمق شده و تمام مزایای زود بیدار شدن از دست میرود.
۷ راهکار مدیریت زمان که در مورد من جواب دادهاند
در چند سال گذشته به راهکارهایی برای مدیریت زمان دست پیدا کردهام که با شخصیت و روحیهام سازگار بوده و بیشترین بازدهی را به همراه داشتهاند.
نکته اصلی یافتن راهکارهایی است که بدون دردسر در زندگی روزمره ادغام شوند و زمان را در مسیر درست نگهدارند.
در ادامه از راهکارهای کارساز خودم میگویم:
۱. ثبت کارها در یک فایل متنی. من از یک فایل متنی ساده در کامپیوتر استفاده میکنم تا کارهایی را که ممکن است فراموششان کنم در آن بنویسم. اگر مطمئن باشم کاری را قطعاً انجام خواهم داد یا اگر فراموش کردن آن کار فاقد اهمیت باشد، چیزی یادداشت نمیکنم. این روش کمک میکند که بین کارهای منظم و خودجوش تعادل ایجاد کنم.
۲. پروژههای مهم را در اولویت میگذارم. من روزها را با سه ساعت کار روی مهمترین پروژهها شروع میکنم. این روتین ارزشمند تضمین میکند که در کارهای مهم خود پیشرفت خواهم کرد.
۳. برای هر کاری وقت میگذارم. سعی میکنم برای کارهای مختلف یک وقت مشخص در نظر بگیرم. برای نمونه، برای پروژههای بزرگ و کارهای کوچک بهصورت جداگانه وقت میگذارم و برای ورزش و نوشتن هم وقت جداگانهای در نظر میگیرم. داشتن زمان اختصاصی برای هر کار باعث میشود که دیگر نیازی به برنامهریزیهای ساعتی سختگیرانه نداشته باشم.
۴. کل روز را صرف کار و فعالیت نمیکنم. هدف نه بهرهوری که افزایش رضایت از زندگی است. اگر کل روز در پی کارهای مختلف دوندگی نکنم، فرصت خواهم داشت تا با همسرم گپ بزنم، با بچهها بخندم یا بیرون از خانه آفتاب بگیرم.
۵. فکر میکنم. من زمان قابلتوجهی را صرف اندیشیدن میکنم که بهمراتب از خیلیها بیشتر است. به نظر من، انجام کار صحیح به اندازه سختکوشی اهمیت دارد. از اینرو، همیشه به این فکر میکنم که چه کاری توجهم را جلب کرده و چه کاری باید مورد توجهم باشد.
۶. به بسیاری از فرصتها نه میگویم. نه گفتن دشوار است، بهویژه وقتی که حس میکنید در انجام کاری خوب هستید یا میگویید ای کاش برای انجام آن کار وقت داشتید. اما من تلاش میکنم آنقدر متمرکز باشم که انرژیام را بیشازحد هدر ندهم.
۷. از تلفن همراه فاصله میگیرم. تا زمانی که به چهار عادت روزانه مهم رسیدگی نکنم، سراغ تلفن همراه نمیروم. این فرایند معمولاً تا عصر به طول میانجامد. بدین ترتیب، تا حد زیادی از یکی از بزرگترین عوامل حواسپرتی در زندگی مدرن در امان میمانم و این آزادی را دارم که به کارهای مهمتر رسیدگی کنم.
از شما میخواهم که در هفته جاری زمانی را به بازنگری در عادتهای مدیریت زمان اختصاص دهید و ببینید چگونه میتوانید آنها را در انطباق با اهدافی که دارید اصلاح کنید.
نویسنده: مایک دانگیا، نویسنده وبلاگ این خانه همیشهسبز
